Begriffe zur E-Rechnung

Die wichtigsten Begriffe

E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen den Beteiligten vereinbart sein.

Stand 08.10.2026, Quelle: § 14 UStG, Abs. 1 Satz 3 und 6

Sonstige Rechnung

Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, die auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format übermittelt wird, zum Beispiel eine einfache PDF.

Stand 08.10.2026, Quelle: § 14 UStG, Abs. 1 Satz 4

EN 16931

EN 16931 ist die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung: Teil 1 legt das semantische Datenmodell und die Geschäftsregeln fest, Teil 2 die verpflichtenden Syntaxen UBL 2.1 und UN/CEFACT CII. Herausgeber ist das Europäische Komitee für Normung (CEN).

Stand 08.10.2026, Quelle: KoSIT: XRechnung

XRechnung

XRechnung ist der deutsche Standard für E-Rechnungen auf Grundlage der EN 16931, ein rein strukturiertes Format ohne Bildteil. Er gilt als zulässiges E-Rechnungsformat; die gültige Version ist 3.0.2.

Stand 08.10.2026, Quelle: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 2. Juni 2026, Abschnitt 14.1 Abs. 13

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat aus einer PDF/A-3-Datei als Sichtteil und einer eingebetteten XML-Datei mit den Rechnungsdaten. Ab Version 2.0.1 gilt es als E-Rechnung, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.

Stand 08.10.2026, Quelle: FeRD: FAQ zu ZUGFeRD, Stand 07.09.2026, Aufbau

Factur-X

Factur-X ist der französische Name des mit ZUGFeRD technisch identischen Formats; ZUGFeRD 2.5.2 entspricht Factur-X 1.09.2.

Stand 08.10.2026, Quelle: FeRD: ZUGFeRD 2.5.2 (04.08.2026)

Profil (ZUGFeRD)

Ein ZUGFeRD-Profil legt fest, wie viele Daten der XML-Teil enthält: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 und EXTENDED sowie das Referenzprofil XRECHNUNG. MINIMUM und BASIC WL sind nur Buchungshilfen und keine E-Rechnungen.

Stand 08.10.2026, Quelle: FeRD: FAQ zu ZUGFeRD, Stand 07.09.2026, Profile

Hybrides Format

Ein hybrides Format besteht aus einem strukturierten Datenteil (z. B. XML) und einem menschenlesbaren Teil (z. B. PDF) in einer Datei; bei Abweichungen gehen die strukturierten Daten vor.

Stand 08.10.2026, Quelle: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 2. Juni 2026, Abschnitt 14.1 Abs. 14 und 14.4 Abs. 3

UBL

UBL (Universal Business Language) ist eine von OASIS herausgegebene, frei nutzbare Bibliothek von XML-Geschäftsdokumenten; die Version 2.1 ist eine der beiden Syntaxen der EN 16931.

Stand 08.10.2026, Quelle: OASIS: UBL 2.1

CII

CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice) ist ein XML-Rechnungsformat von UN/CEFACT und neben UBL die zweite verpflichtende Syntax der EN 16931; ZUGFeRD nutzt CII.

Stand 08.10.2026, Quelle: KoSIT: XRechnung

KoSIT

Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) pflegt und entwickelt den Standard XRechnung im Auftrag des IT-Planungsrats. Sie veröffentlicht die Prüfregeln und den Validator und ist die deutsche Peppol Authority.

Stand 08.10.2026, Quelle: E-Rechnung Bund: Glossar, K

CIUS

Eine CIUS (Core Invoice Usage Specification) ist eine nationale oder branchenbezogene Konkretisierung der EN 16931, die konform zur Norm bleibt; XRechnung ist eine solche CIUS.

Stand 08.10.2026, Quelle: E-Rechnung Bund: Glossar, C

Leitweg-ID

Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Zeichenkette, mit der E-Rechnungen an Behörden technisch adressiert werden; der öffentliche Auftraggeber teilt sie dem Lieferanten mit. In der XRechnung steht sie im Feld Käuferreferenz (BT-10); im B2B-Bereich wird sie nicht benötigt.

Stand 08.10.2026, Quelle: E-Rechnung Bund: Glossar, L

Peppol

Peppol ist eine Sammlung von Komponenten und Spezifikationen, mit der Geschäftspartner Dokumente wie E-Rechnungen standardisiert über das Peppol-Netzwerk austauschen; dahinter steht die Non-Profit-Organisation OpenPeppol.

Stand 08.10.2026, Quelle: E-Rechnung Bund: Übertragungskanal Peppol

Peppol-ID

Die Peppol-ID ist die technische Adresse eines Empfängers im Peppol-Netz aus Schemakennung und Nummer, zum Beispiel 0204 plus Leitweg-ID für die öffentliche Verwaltung.

Stand 08.10.2026, Quelle: KoSIT: FAQ Peppol

Business Term (BT) und Gruppe (BG)

Business Terms sind die nummerierten Informationselemente der EN 16931, etwa BT-1 für die Rechnungsnummer; Gruppen (BG) fassen zusammengehörige Elemente zusammen, etwa BG-4 für den Verkäufer.

Stand 08.10.2026, Quelle: KoSIT: Spezifikation XRechnung 3.0.2 (20.06.2024), Kapitel 11

Geschäftsregel (Prüfregel)

Geschäftsregeln sind technische Vorschriften zur Überprüfung der logischen Abhängigkeiten der in einer E-Rechnung enthaltenen Informationen, etwa ob Summen und Steuersätze zueinander passen. Ihre Codes (BR-…) sind unter Fehlercodes erklärt.

Stand 08.10.2026, Quelle: BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 6b

Validierung

Eine Validierung prüft, ob eine Rechnungsdatei die Formatvorgaben der EN 16931 und die geltenden Geschäftsregeln erfüllt; sie ist keine Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung, aber sinnvoll.

Stand 08.10.2026, Quelle: BMF-FAQ zur E-Rechnung, Stand März 2026, Frage 7

Visualisierung (Viewer)

Eine Visualisierungsanwendung stellt den XML-Datensatz einer E-Rechnung für Menschen lesbar dar; eine zusätzliche menschenlesbare Fassung muss der Rechnungssteller nicht liefern.

Stand 08.10.2026, Quelle: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 2. Juni 2026, Abschnitt 14.1 Abs. 13 und 14.4 Abs. 3

Weiter: XRechnung oder ZUGFeRD · Fehlercodes · Peppol

Häufige Fragen