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ZUGFeRD-Rechnung prüfen
Eine gültige ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF mit eingebetteter XML-Datei in Version 2.0.1 oder neuer und in einem Profil ab BASIC; MINIMUM und BASIC-WL gelten nicht als E-Rechnung. Prüfen kannst du das, indem du die PDF in einen Viewer lädst, der die XML ausliest, Profil und Version anzeigt und Summen sowie Pflichtangaben nachrechnet.
Stand 08.10.2026, Quelle: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 2. Juni 2026, Abschnitt 14.1 Abs. 14Stand 08.10.2026, Quelle: FeRD: FAQ zu ZUGFeRD, Stand 07.09.2026, Profile
Merkmale einer gültigen ZUGFeRD-Rechnung
- Eingebettete XML-Datei in der PDF, bei ZUGFeRD/Factur-X „factur-x.xml“ bzw. im Profil XRECHNUNG „xrechnung.xml“. Stand 08.10.2026, Quelle: FeRD: FAQ zu ZUGFeRD, Stand 07.09.2026, Aufbau
- Version 2.0.1 oder neuer; aktuell ist ZUGFeRD 2.5.2 (entspricht Factur-X 1.09.2). Stand 08.10.2026, Quelle: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 2. Juni 2026, Abschnitt 14.1 Abs. 14Stand 08.10.2026, Quelle: FeRD: ZUGFeRD 2.5.2 (04.08.2026)
- Profil ab BASIC: MINIMUM und BASIC-WL gelten nicht als E-Rechnung. Stand 08.10.2026, Quelle: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 2. Juni 2026, Abschnitt 14.1 Abs. 14
- Alle Pflichtangaben im XML: Ein bloßer Verweis auf eine Anlage genügt nicht. Stand 08.10.2026, Quelle: BMF-FAQ zur E-Rechnung, Stand März 2026, Frage 7a
- PDF/A-3 als Sichtteil wird von FeRD vorgesehen; Fehler dort gelten als Warnung. Stand 08.10.2026, Quelle: FeRD: FAQ zu ZUGFeRD, Stand 07.09.2026, PDF/A-3
Die Profile im Überblick
| Profil | Inhalt | Gilt als E-Rechnung | Kennung im XML (BT-24) |
|---|---|---|---|
| MINIMUM | Nur Kopfdaten und Gesamtbeträge, keine Positionen, keine Steueraufschlüsselung; Buchungshilfe | Nein | nur in der Spezifikation* |
| BASIC WL | Alle Angaben zur Buchung auf Dokumentebene, keine Positionen; Buchungshilfe | Nein | nur in der Spezifikation* |
| BASIC | Untermenge der EN 16931 für einfache Rechnungen | Ja; Empfang nach Absprache | urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:factur-x.eu:1p0:basic |
| EN 16931 (COMFORT) | Bildet die EN 16931 vollständig ab | Ja | urn:cen.eu:en16931:2017 |
| EXTENDED | Erweiterung für komplexe Abläufe (z. B. mehrere Lieferorte) | Ja; Empfang nach Absprache | urn:cen.eu:en16931:2017#conformant#urn:factur-x.eu:1p0:extended |
| XRECHNUNG | Referenzprofil: XRechnung (nur CII) in der PDF | Ja | urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0 |
Stand 08.10.2026, Quelle: FeRD: FAQ zu ZUGFeRD, Stand 07.09.2026, ProfileStand 08.10.2026, Quelle: FeRD/AWV: ZUGFeRD-Beispielrechnungen 2.5.2Stand 08.10.2026, Quelle: KoSIT: Spezifikation XRechnung 3.0.2 (20.06.2024), BT-24Stand 08.10.2026, Quelle: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 2. Juni 2026, Abschnitt 14.1 Abs. 14
So prüfst du eine ZUGFeRD-Rechnung
- PDF in einen Viewer laden: Ziehe die ZUGFeRD-PDF in das Werkzeug. Es liest die eingebettete XML-Datei aus, ohne dass die Datei deinen Rechner verlässt.
- Eingebettete Rechnungsdaten finden: Steht bei „Format“ der Hinweis „eingebettet als factur-x.xml“ (oder xrechnung.xml), enthält die PDF strukturierte Rechnungsdaten. Fehlt die XML, ist es eine normale PDF und keine E-Rechnung.
- Profil und Version ablesen: Das Werkzeug zeigt das Profil (BASIC, EN 16931, EXTENDED, XRECHNUNG, MINIMUM oder BASIC WL) und bewertet, ob es als E-Rechnung gilt.
- Vorprüfung ansehen: Die Vorprüfung rechnet Summen und Steuer nach und prüft die häufigsten Regeln der EN 16931. Jeder Befund nennt den offiziellen Fehlercode.
- Sichtteil mit den Daten vergleichen: Maßgeblich sind die XML-Daten. Weicht das PDF-Bild davon ab, gelten die Daten aus der XML.
- Bei Bedarf offiziell validieren: Für eine verbindliche Prüfung speicherst du die eingebettete XML und prüfst sie mit dem KoSIT-Validator.
Das BMF empfiehlt bei hybriden Rechnungen ausdrücklich, den XML-Teil selbst sichtbar zu machen, weil er bei Abweichungen maßgeblich ist. Genau das macht das Werkzeug. Das offizielle Prüfwerkzeug der KoSIT ist der KoSIT-Validator; er prüft die XML-Datei.
Stand 08.10.2026, Quelle: BMF-FAQ zur E-Rechnung, Stand März 2026, Frage 12aStand 08.10.2026, Quelle: KoSIT: Validator 1.6.3
Häufige Probleme bei ZUGFeRD-Rechnungen
- Normale PDF ohne eingebettete XML: keine E-Rechnung. Bitte den Absender um eine E-Rechnung, wenn für die Rechnung die Pflicht gilt (siehe Pflicht ab wann?).
- Profil MINIMUM oder BASIC WL: Die Datei ist nur eine Buchungshilfe.
- Summen in der XML weichen vom PDF ab: Es gilt die XML; die Vorprüfung zeigt die nachgerechneten Beträge.
- Fehlercodes wie BR-CO-10 oder BR-S-08 bei der Validierung: Erklärungen unter Fehlercodes.
Häufige Fragen
Woran erkenne ich, ob eine PDF eine ZUGFeRD-Rechnung ist?
An der eingebetteten XML-Datei. Nach FeRD ist pro PDF genau ein Rechnungsdatendokument zulässig, bezeichnet als „factur-x.xml“ bzw. „xrechnung.xml“. Eine PDF ohne eingebettete Daten ist eine sonstige Rechnung.
Stand 08.10.2026, Quelle: FeRD: FAQ zu ZUGFeRD, Stand 07.09.2026, AufbauStand 08.10.2026, Quelle: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 2. Juni 2026, Abschnitt 14.1 Abs. 2 Satz 4
Muss ich eine ZUGFeRD-Rechnung validieren?
Nein, eine Validierung ist laut BMF keine Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung. Sie ist aber sinnvoll, und wer bei Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns validiert, darf sich auf das technische Ergebnis verlassen. Den Prüfbericht aufzubewahren bietet sich an.
Stand 08.10.2026, Quelle: BMF-FAQ zur E-Rechnung, Stand März 2026, Frage 7Stand 08.10.2026, Quelle: BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35a
Was gilt, wenn PDF und XML unterschiedliche Beträge zeigen?
Dann gelten die Daten aus dem strukturierten Teil, also der XML. Vorsteuer kann nur aus dem strukturierten Teil gezogen werden.
Stand 08.10.2026, Quelle: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 2. Juni 2026, Abschnitt 14.4 Abs. 3Stand 08.10.2026, Quelle: BMF-FAQ zur E-Rechnung, Stand März 2026, Frage 12a
Muss die PDF im Format PDF/A-3 sein?
Laut FeRD sollte sie es sein. Technische Fehler beim PDF/A-Standard sind nach FeRD aber nur als Warnung zu beachten; der Empfänger kann eine korrigierte Fassung anfordern.
Stand 08.10.2026, Quelle: FeRD: FAQ zu ZUGFeRD, Stand 07.09.2026, PDF/A-3
Gilt ZUGFeRD 1.0 noch als E-Rechnung?
Nein. Als E-Rechnung anerkannt ist ZUGFeRD erst ab Version 2.0.1.
Stand 08.10.2026, Quelle: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 2. Juni 2026, Abschnitt 14.1 Abs. 14Stand 08.10.2026, Quelle: FeRD: FAQ zu ZUGFeRD, Stand 07.09.2026, ZUGFeRD 1.0
ZUGFeRD-PDF jetzt prüfenPDF hineinziehen: Das Werkzeug zeigt eingebettete XML, Profil, Version und die Vorprüfung. Nichts wird hochgeladen.
Zum WerkzeugAllgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall wende dich an deine Steuerberatung. Wie die Angaben belegt sind, steht unter Quellen und Methodik.