XRechnung in PDF umwandeln und drucken

Schritt für Schritt: XRechnung als PDF speichern

1. Werkzeug öffnen: Öffne die Startseite von E-Rechnung Klartext. Das Werkzeug läuft im Browser, du musst nichts installieren.
2. XRechnung hineinziehen: Ziehe die XML-Datei in das Feld „E-Rechnung hierher ziehen“ oder klicke auf „Datei auswählen“. Die Datei wird nur in deinem Browser gelesen und nicht hochgeladen.
3. Rechnung kontrollieren: Du siehst die Rechnung wie auf Papier: Absender, Empfänger, Positionen, Summen, Steuer und Bankverbindung. Die Vorprüfung zeigt, ob Summen und Pflichtangaben stimmen.
4. Als PDF speichern: Klicke auf „Als PDF speichern“. Das PDF wird im Browser erzeugt, enthält alle Positionen und trägt auf jeder Seite den Hinweis, dass es eine Ansicht und nicht die Originalrechnung ist.
5. Oder drucken: Mit „Drucken“ öffnet sich die Druckansicht deines Browsers. Gedruckt wird nur die Rechnung, ohne Menüs und Hinweise.
6. Original aufbewahren: Lege die ursprüngliche XML-Datei unverändert ab. Sie ist die Rechnung; das PDF ist nur eine lesbare Kopie.

Zum Werkzeug: E-Rechnung kostenlos öffnen. Zum Ausprobieren gibt es dort Beispielrechnungen.

Warum eine XRechnung unleserlich aussieht

Eine XRechnung besteht nur aus Daten im XML-Format. Sie dient in erster Linie der maschinellen Verarbeitung; für Menschen wird sie erst durch eine Visualisierungsanwendung lesbar. Öffnest du sie direkt im Editor oder Browser, siehst du nur verschachtelte Einträge wie <cbc:PayableAmount>. Ein Viewer übersetzt diese Felder in eine Rechnung, wie du sie kennst, und Codes wie C62 oder 58 in Klartext („Stück“, „SEPA-Überweisung“).

Stand 08.10.2026, Quelle: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 2. Juni 2026, Abschnitt 14.1 Abs. 13 Satz 3–5Stand 08.10.2026, Quelle: BMF-FAQ zur E-Rechnung, Stand März 2026, Frage 12a

PDF oder XML: Was du aufbewahren musst

Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren, und zwar grundsätzlich im empfangenen Format. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Das selbst erzeugte PDF ersetzt die XML-Datei deshalb nicht. Speichere beides, wenn das PDF für dich praktisch ist, aber gib für Buchhaltung und Archiv immer die Original-Datei weiter.

Stand 08.10.2026, Quelle: § 14b UStG, Abs. 1Stand 08.10.2026, Quelle: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 2. Juni 2026, Abschnitt 14b.1 Abs. 1Stand 08.10.2026, Quelle: BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 60

Positionen nach Excel übernehmen

Mit „Positionen als CSV“ erhältst du alle Positionen als Tabelle: Semikolon als Trennzeichen, Komma als Dezimalzeichen und UTF-8 mit Kennung, damit Excel Umlaute richtig anzeigt. Das ist praktisch für Vergleiche mit Bestellungen oder Lieferscheinen.

Wenn etwas nicht klappt

• „Die XML-Datei ist beschädigt“: Die Datei ist unvollständig oder keine XML. Bitte den Absender um eine neue Datei.
• „Keine bekannte Rechnung“: Die Datei ist XML, aber keine Rechnung nach UBL oder CII, zum Beispiel ein Lieferavis.
• Fehler in der Vorprüfung: Was ein Code wie BR-CO-10 bedeutet, steht unter Fehlercodes.
• Normale PDF statt E-Rechnung: Das Werkzeug erkennt PDFs ohne eingebettete Daten. Mehr dazu unter ZUGFeRD-Rechnung prüfen.

Häufige Fragen