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E-Rechnung für Kleinunternehmer
Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 empfangen können, müssen selbst aber keine E-Rechnungen ausstellen: Ihre Rechnungen dürfen immer auf Papier oder als einfache PDF verschickt werden.
Stand 08.10.2026, Quelle: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 2. Juni 2026, Abschnitt 14.1 Abs. 5 Satz 2Stand 08.10.2026, Quelle: § 34a UStDV, Satz 4
Überblick: Was für Kleinunternehmer gilt
| Frage | Antwort | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| E-Rechnungen empfangen | Ja, seit 1. Januar 2025 (E-Mail-Postfach genügt) | Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE |
| E-Rechnungen ausstellen | Nein, sonstige Rechnung (Papier, PDF) ist immer erlaubt | § 34a Satz 4 UStDV |
| Freiwillig E-Rechnung an Unternehmen | Erlaubt, ohne Zustimmung des Empfängers | Abschnitt 14.1 Abs. 6 Satz 4 UStAE |
| Freiwillig E-Rechnung an Privatpersonen | Nur mit Zustimmung des Empfängers | Abschnitt 14.1 Abs. 6 Satz 5 UStAE |
| Wechsel zur Regelbesteuerung | Ab dann gelten die allgemeinen Regeln zur E-Rechnung | BMF-FAQ, Frage 4 |
Stand 08.10.2026, Quelle: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 2. Juni 2026, Abschnitt 14.1 Abs. 5 und 6Stand 08.10.2026, Quelle: § 34a UStDV, Satz 4Stand 08.10.2026, Quelle: BMF-FAQ zur E-Rechnung, Stand März 2026, Frage 4
Wer ist Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist, wer im Inland ansässig ist und dessen Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Seine Umsätze sind dann steuerfrei; er weist keine Umsatzsteuer aus.
Stand 08.10.2026, Quelle: § 19 UStG, Abs. 1 Satz 1
Empfangen: Was du brauchst
Auch als Kleinunternehmer bekommst du von Lieferanten künftig E-Rechnungen, etwa vom Großhandel, vom Software-Anbieter oder vom Steuerberater. Du musst sie annehmen können; eine Papier- oder PDF-Rechnung kannst du nicht verlangen, wenn der Lieferant zur E-Rechnung verpflichtet ist. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach. Zum Lesen der XML-Datei genügt ein Viewer, zum Beispiel dieses Werkzeug. Bewahre die Original-Datei acht Jahre auf; ein ausgedrucktes PDF ersetzt sie nicht. Wie das geht, steht unter XRechnung in PDF umwandeln.
Stand 08.10.2026, Quelle: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 2. Juni 2026, Abschnitt 14.1 Abs. 5Stand 08.10.2026, Quelle: § 14b UStG, Abs. 1Stand 08.10.2026, Quelle: BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 60
Ausstellen: Was in deine Rechnung muss
Du darfst weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben. Eine Kleinunternehmer-Rechnung muss mindestens enthalten:
- vollständigen Namen und Anschrift von dir und vom Leistungsempfänger,
- deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer,
- das Ausstellungsdatum,
- Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung,
- das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 19 UStG),
- bei einer Gutschrift das Wort „Gutschrift“.
Stand 08.10.2026, Quelle: § 34a UStDV, Satz 1
Willst du freiwillig eine XRechnung ausstellen, gibt die KoSIT vor: Steuerkategorie E, Steuersatz 0 %, Steuerbetrag 0 und als Befreiungsgrund der Text „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“. Stand 08.10.2026, Quelle: KoSIT: Spezifikation XRechnung 3.0.2 (20.06.2024), Kapitel 13.3
Wenn du die Grenze überschreitest
Überschreitest du die Umsatzgrenzen oder verzichtest du auf die Kleinunternehmerregelung, bist du ab dem Wechsel zur Regelbesteuerung grundsätzlich zur E-Rechnung verpflichtet, sobald du Leistungen an andere inländische Unternehmen abrechnest. Bis Ende 2027 gelten dabei die allgemeinen Übergangsregeln, die unter E-Rechnung: Pflicht ab wann? erklärt sind.
Stand 08.10.2026, Quelle: BMF-FAQ zur E-Rechnung, Stand März 2026, Frage 4Stand 08.10.2026, Quelle: § 27 UStG, Abs. 38
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, gilt auch für Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt.
Stand 08.10.2026, Quelle: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 2. Juni 2026, Abschnitt 14.1 Abs. 5 Satz 2 und 3
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein. Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder als einfache PDF.
Stand 08.10.2026, Quelle: § 34a UStDV, Satz 4
Darf ich trotzdem freiwillig E-Rechnungen schicken?
Ja. An andere inländische Unternehmen geht das auch ohne deren Zustimmung. An Privatpersonen braucht eine E-Rechnung die Zustimmung des Empfängers.
Stand 08.10.2026, Quelle: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 2. Juni 2026, Abschnitt 14.1 Abs. 6 Satz 4 und 5
Was passiert, wenn ich die Kleinunternehmergrenze überschreite?
Wer zur Regelbesteuerung wechselt, muss ab diesem Zeitpunkt unter den übrigen Voraussetzungen auch E-Rechnungen ausstellen – mit den allgemeinen Übergangsregeln bis Ende 2027.
Stand 08.10.2026, Quelle: BMF-FAQ zur E-Rechnung, Stand März 2026, Frage 4Stand 08.10.2026, Quelle: § 27 UStG, Abs. 38
Wie kennzeichne ich in einer XRechnung, dass ich Kleinunternehmer bin?
Laut KoSIT mit der Steuerkategorie E, Steuersatz 0, Steuerbetrag 0 und dem Hinweistext „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“ als Befreiungsgrund und als weitere rechtliche Angabe.
Stand 08.10.2026, Quelle: KoSIT: Spezifikation XRechnung 3.0.2 (20.06.2024), Kapitel 13.3
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