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E-Rechnung: Pflicht ab wann?
E-Rechnungen empfangen müssen alle Unternehmen in Deutschland seit dem 1. Januar 2025. E-Rechnungen ausstellen müssen sie für Leistungen an andere inländische Unternehmen spätestens für Umsätze ab dem 1. Januar 2028; bis dahin gelten Übergangsregeln.
Stand 08.10.2026, Quelle: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 2. Juni 2026, Abschnitt 14.1 Abs. 5Stand 08.10.2026, Quelle: § 27 UStG, Abs. 38Stand 08.10.2026, Quelle: § 14 UStG, Abs. 2 Satz 2 Nr. 1
Das Wichtigste in drei Sätzen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ohne Übergangsfrist. Für das Ausstellen an andere Unternehmen gibt es Übergangsregeln bis Ende 2027. Spätestens für Umsätze ab dem 1. Januar 2028 ist zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich die E-Rechnung Pflicht.
Stand 08.10.2026, Quelle: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 2. Juni 2026, Abschnitt 14.1 Abs. 5Stand 08.10.2026, Quelle: § 27 UStG, Abs. 38Stand 08.10.2026, Quelle: BMF-FAQ zur E-Rechnung, Stand März 2026, Frage 11 und 12
Zeitplan: Empfang und Versand
| Umsatz ausgeführt | Empfangen | Ausstellen an andere Unternehmen | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| 2025 und 2026 | E-Rechnung muss empfangen werden können | Papierrechnung erlaubt; andere elektronische Formate (z. B. einfache PDF) nur mit Zustimmung des Empfängers; Übermittlung bis 31.12.2026 | § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG |
| 2027, Vorjahresumsatz höchstens 800.000 € | wie oben | weiterhin Papier oder – mit Zustimmung – andere elektronische Formate; Übermittlung bis 31.12.2027 | § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG |
| 2027, Vorjahresumsatz über 800.000 € | wie oben | E-Rechnung; Ausnahme: EDI-Verfahren mit Zustimmung des Empfängers | § 14 Abs. 2 UStG, § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG |
| ab 1. Januar 2028 | wie oben | E-Rechnung für alle (Ausnahmen siehe unten) | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG |
Stand 08.10.2026, Quelle: § 27 UStG, Abs. 38 Nr. 1 bis 3Stand 08.10.2026, Quelle: § 14 UStG, Abs. 2 Satz 2 Nr. 1
Auch nach 2027 bleibt ein zwischen beiden Seiten vereinbartes strukturiertes Format zulässig (zum Beispiel ein EDI-Verfahren), wenn es die richtige und vollständige Übertragung der Rechnungsangaben in ein Format nach der Norm EN 16931 erlaubt. Stand 08.10.2026, Quelle: § 14 UStG, Abs. 1 Satz 6 Nr. 2
Was als E-Rechnung zählt
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine einfache PDF, ein Foto oder eine E-Mail mit Rechnungstext ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. Zulässig sind laut Finanzverwaltung insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Mehr dazu unter XRechnung oder ZUGFeRD.
Stand 08.10.2026, Quelle: § 14 UStG, Abs. 1 Satz 3 und 4Stand 08.10.2026, Quelle: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 2. Juni 2026, Abschnitt 14.1 Abs. 2, 13 und 14
Ausnahmen: Hier ist keine E-Rechnung nötig
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Stand 08.10.2026, Quelle: § 33 UStDV, Satz 4
- Fahrausweise ebenso. Stand 08.10.2026, Quelle: § 34 UStDV, Abs. 1 Satz 2
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen ihre Rechnungen immer als sonstige Rechnung übermitteln. Details unter E-Rechnung für Kleinunternehmer. Stand 08.10.2026, Quelle: § 34a UStDV, Satz 4
- Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, zum Beispiel ärztliche Heilbehandlungen: Hier besteht schon keine Pflicht, überhaupt eine Rechnung auszustellen. Mehr unter E-Rechnung in der Arztpraxis. Stand 08.10.2026, Quelle: § 14 UStG, Abs. 2 Satz 2
- Privatpersonen: Die Pflicht gilt nur für Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen. Siehe E-Rechnung und Privatpersonen. Stand 08.10.2026, Quelle: § 14 UStG, Abs. 2 Satz 2 Nr. 1
- Geschäfte mit dem Ausland: Ist einer der Beteiligten nicht im Inland ansässig, besteht keine E-Rechnungspflicht. Stand 08.10.2026, Quelle: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 2. Juni 2026, Abschnitt 14.1 Abs. 6 Satz 3
Was „empfangen können“ bedeutet
Es genügt, ein E-Mail-Postfach bereitzustellen; ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig. Die Pflicht gilt auch für Kleinunternehmer und für Unternehmen, die nur steuerfreie Umsätze ausführen, zum Beispiel Vermieter oder Arztpraxen. Wer eine E-Rechnung bekommt, sollte die Original-Datei aufbewahren: Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren, bei einer E-Rechnung zumindest der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form.
Stand 08.10.2026, Quelle: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 2. Juni 2026, Abschnitt 14.1 Abs. 5Stand 08.10.2026, Quelle: BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 17 und 60Stand 08.10.2026, Quelle: § 14b UStG, Abs. 1
Welche Folgen eine falsche Form hat
Besteht für einen Umsatz die Pflicht zur E-Rechnung und kommt stattdessen eine sonstige Rechnung (etwa eine einfache PDF), ist das keine ordnungsmäßige Rechnung: Der Empfänger kann daraus dem Grunde nach keine Vorsteuer abziehen. Hat eine E-Rechnung Fehler, unterscheidet das BMF: Formatfehler machen die Datei zur sonstigen Rechnung; fehlen Pflichtangaben, ist die Rechnung nicht ordnungsmäßig; andere Regelverstöße, etwa eine fehlende Käuferreferenz, sind umsatzsteuerlich unbeachtlich. Was einzelne Fehlercodes bedeuten, steht unter XRechnung-Fehlercodes.
Stand 08.10.2026, Quelle: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 2. Juni 2026, Abschnitt 15.2a Abs. 1Stand 08.10.2026, Quelle: BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 6a, 6b und 35a
Häufige Fragen
Muss ich für den Empfang von E-Rechnungen etwas anschaffen?
Nein. Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach; ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig. Um die XML-Datei zu lesen, brauchst du einen Viewer wie das Werkzeug auf dieser Seite.
Stand 08.10.2026, Quelle: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 2. Juni 2026, Abschnitt 14.1 Abs. 5
Darf ich 2026 noch Papierrechnungen an Firmen schicken?
Ja. Für Umsätze bis Ende 2026 darf die Rechnung bis 31.12.2026 noch auf Papier übermittelt werden, eine andere elektronische Form wie eine einfache PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
Stand 08.10.2026, Quelle: § 27 UStG, Abs. 38 Nr. 1
Welcher Umsatz zählt für die 800.000-Euro-Grenze 2027?
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im Vorjahr, also 2026. Das ist die Summe der steuerbaren Umsätze nach vereinnahmten Entgelten, abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze.
Stand 08.10.2026, Quelle: § 27 UStG, Abs. 38 Nr. 2Stand 08.10.2026, Quelle: § 19 UStG, Abs. 2
Was passiert, wenn ein Kunde meine E-Rechnung nicht annimmt?
Er hat dann keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Rechnung. Deine Pflichten gelten als erfüllt, wenn du eine E-Rechnung ausgestellt und dich nachweislich, zum Beispiel per Sendeprotokoll, um die Übermittlung bemüht hast.
Stand 08.10.2026, Quelle: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 2. Juni 2026, Abschnitt 14.1 Abs. 5
Gilt die Pflicht auch für Gutschriften und Reverse-Charge-Rechnungen?
Ja. Die Regeln gelten auch für Gutschriften und für Umsätze nach § 13b UStG, wenn beide Beteiligte im Inland ansässig sind.
Stand 08.10.2026, Quelle: BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 17
Was passiert, wenn ich trotz Pflicht eine PDF-Rechnung schicke?
Dann liegt keine ordnungsmäßige Rechnung vor, und der Empfänger kann daraus dem Grunde nach keine Vorsteuer abziehen. Die Rechnung kann aber durch eine E-Rechnung berichtigt werden.
Stand 08.10.2026, Quelle: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 2. Juni 2026, Abschnitt 15.2a Abs. 1
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